Новости

26 марта 2024

Выдаем дубликат трудовой книжки

С 01.01.2020 года трудящиеся граждане перешли на систему электронных трудовых книжек. Всем, кто только начинает свой трудовой путь, теперь заводят только такой вариант. Те, у кого были бумажные трудовые книжки (далее также «ТК»), имели право выбрать: оставить прежний формат или перейти на новый.

Электронные ТК ведет СФР (Социальный фонд России) на основе отчетов, направляемых каждый работодателем.

Поэтому «потеряться» электронный вариант не может, только бумажный. Это может произойти по разным причинам по вине как владельца ТК, так и его работодателя. И даже без вины кого-либо, если ее украли вместе с иными документами. Документ мог пострадать от пожара, пролития воды или иным причинам прийти в негодность. Одной из причин «порчи» признается и наличие незаконной записи в ТК. Например, об увольнении по отрицательным основаниям. Во всех этих случаях работник вправе запросить оформления дубликата трудовой книжки.

Занимается изготовлением текущий или последний работодатель (если книжка была утрачена в период после увольнения с последнего места работы и до поступления на новое).

Процедура изготовления «двойника» урегулирована порядком, утвержденным приказом Минтруда РФ № 320Н от 19.05.2021г. (далее – «Порядок»).

Общий алгоритм выдачи дубликата ТК представляет собой цепочку следующих действий:

 

Шаг 1. Получаем основание для создания дубликата.

Работник пишет заявление об оформлении дубликата документа (п. 27 Порядка).

Обратите внимание: виновником потери ТК может и кадровый работник предприятия. Но для оформления дубликата требуется заявление именно владельца документа.

Специальных требований к содержанию такой заявки закон не установил. Очевидно, что в ней нужно указать все исходные данные, необходимые для начала активных действий со стороны адресата послания:

Далее содержание этапов может различаться в зависимости от причины оформления дубликата.

Обратите внимание: если дубликат изготавливается на основе имеющегося испорченного образца, то в новый документ переписываются все сведения, что и были. Просто они дублируются, и все. Не вносится только последняя незаконная запись об увольнении, если именно она стала причиной создания «реплики» (п. 30 Порядка).

Если первоисточник был утрачен (потерян, сгорел, утонул и пр.) полностью, то записи в ТК подлежат внесению на основе сведений, полученных от предыдущих работодателей.

Процесс их получения может затянуться надолго. Но после получения всех недостающих источников информации срок на выпуск дубликата – 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка).

 

Шаг 2. Заполняем титульную страницу ТК (п. 28 Порядка).

На чистом бланке новой трудовой книжки делаем надпись «Дубликат». Расположите ее наверху, справа.

Если первоначальный экземпляр не утрачен, то на его титульной странице указываем «взамен выдан дубликат серия *** номер ****».

Затем нужно указать:

Общее правило: образование указывается на момент выдачи дубликата. Но иногда при наличии нескольких направлений и степеней для работника важно указание всех.

Например, по специальности «техник-механик» у работника среднее профессиональное образование, полученное в 1993 году в техникуме.

А по специальности «юриспруденция» - высшее, полученное в 2000 году в ВУЗе.

И по обеим профессиям он работает: по одной имеет основное место работы, по другой – по совместительству.

Шаг 3. Указываем стаж работы до поступления на работу к этому работодателю.

Это делается на первом развороте ТК в графе «сведения о работе» (п. 29 Порядка).

Требование одинаково независимо от причин оформления дубликата и наличия или отсутствия прежней ТК.

Стаж указывается общий, непрерывность не имеет значения. Расчет производится на основании тех документов, которые были собраны при восстановлении сведений о работе, если ТК была потеряна, а если прежняя книжка сохранилась – путем подсчета периодов работы, указанных в первоисточнике. Можно использовать только цифры при написании числовых значений.

Например: «Общий трудовой стаж до поступления на работу в Общество с ограниченной ответственностью «Экспресс» составляет 10 лет 2 месяца 12 дней».

В этой записи не надо указывать ни места работы, ни должности, ни периоды деятельности. Пока это только общая запись, обязанная появиться при выдаче дубликата.

 

Шаг 4. Делаем записи по всем местам работы (п. 29 Порядка).

После заметки об общей продолжительности стажа до поступления на работу к работодателю, выдающему дубликат, последовательно вносятся записи по всем предыдущим местам работы.

Текст идентичен порядку, как и при заполнении текущих записей: номер, дата, наименование предприятия, должность, ссылка на приказ. Затем дата увольнения, основание со ссылкой на норму Трудового кодекса, реквизиты приказа. В дубликате все будет выглядеть также. Только заполнением занимается текущий работодатель, а не все прежние. Сведения о переводах внутри работы в одной организации тоже подлежат отражению в «реплике» трудовой книжки.

Обратите внимание: в дубликате не будет подписей работника после записей об увольнении. При изготовлении «двойника» документа Порядком не предусмотрено копирование этих реквизитов.

Последней окажется текущая запись работодателя, оформившего дубликат.

Если причиной создания «двойника» трудовой книжки стала последняя запись, которую признали недействительной, то она не вносится вообще (п. 30 Порядка).

Если на момент заполнения сведения с какого-либо места работы так и не поступили (нет подтвержденных данных), то этот период работы пока не указывается. По мере поступления недостающей информации ее также можно отразить в дубликате. Конечно, будет нарушена хронология, но для дубликата это не принципиально.

 

Шаг 5. Собираем «дело».

В организации, которая занималась изготовлением дубликата, должны остаться все документы - основания. Для этого с оригиналов специалист по кадрам делает копии, а подлинники отдает работнику. В отделе кадров остается только рукопись заявления о выдаче дубликата за подписью работника и копии ответов на запросы с прежних мест работы человека.

Порядок не содержит четкого алгоритма, что делать с оригиналом испорченного первоисточника, если он сохранился. Например, при «неправильной» записи об увольнении, которая стала причиной изготовления новой трудовой книжки. Или обгоревшего или утопленного экземпляра документа с расплывшимися записями.

Учитывая, что предприятие хранит только ТК на работающих работников, очевидно, что испорченный экземпляр должен быть отдан владельцу. Естественно, под роспись в получении, и с надписью на титульной странице, что «выдан дубликат».

 

Случается, что после изготовления дубликата работник находит утраченный экземпляр. Порядком не урегулирована схема действий участников трудовых отношений на такой случай. По общим правилам при выдаче дубликата первоначальный документ перестает действовать, иметь юридическую силу. Соответственно теперь кадровый работник обязан руководствоваться только дубликатом. Например, при подсчете стажа.

Если же найденный экземпляр работник попробует использовать на иных местах работы, не ставя в известность их руководство (ведь записи о том, что выдан дубликат, на потерянной книжице нет), появится риск путаницы. Все это, конечно, преодолимо. Но кадровой службе и бухгалтерии придется долго разбираться, особенно если работник заболел и надо правильно подсчитать его стаж.

 

При оформлении дубликата трудовой книжки может возникнуть много нюансов, которые специально не оговариваются при описании общего порядка выдачи. Например, как поступить, если один из бывших работодателей не отвечает на запросы нынешнего? Вносить только сведения о стаже, или запрашивать информацию дополнительно? 

Обо всех этих нюансах мы рассказываем в справочно-правовой системе КонсультантПлюс. А с подпиской на Консультант Плюс коммерческая версия вы сможете найти готовые решения под любую ситуацию, связанную с кадровым документооборотом, ознакомиться с мнениями экспертов в этой области регулирования.

Если вы еще не являетесь пользователем КонсультантПлюс – получите бесплатный пробный доступ ко всем возможностям системы прямо сейчас!

Читайте также - Как исправить запись в трудовой книжке