Новости

Подарки на Новый год: как правильно оформить и не заплатить лишнего

Начиная с ноября большинство предприятий начинают готовиться к Новому году. Кадровая служба запрашивает проекты графиков отпусков от отделов. Бухгалтерия продолжает общаться с налоговой по очередной отчетности. Плановый отдел составляет смету на будущий год.

Это обычные рабочие этапы. Но есть и приятные моменты в подготовке к будущему году. Например, организация вручения работникам новогодних подарков. Причем в некоторых организациях одаривают не только маленьких детей, но и самых сотрудников.

Участники процесса сосредоточены каждый на своем участке ответственности:

«Подарочные» правила для бухгалтера:

• Стоимость подарка должна быть меньше 3 тысяч рублей. Если больше – то придется составлять письменный договор с каждым одаряемым. Так требует п. 2 ст. 574 ГК РФ, если дарителем выступает организация. Обычные детские сладкие, да и взрослые новогодние подарки редко превышают 1000 рублей. Стоимость в три тысячи и письменный договор дарения актуальны при приобретении сувениров и продуктовых корзин сотрудникам руководящего состава.

• Подарок – объект формирования НДС. Это одинаково относится и к тем случаям, когда подарки – результат производства самого работодателя, и когда их закупают у сторонних производителей (п. 1 ст. 146 НК РФ, см. также разъяснения Минфина в письме от 16.12.2021 № 03-07-11/102497). База равна стоимости подарка.

• Гостинцы - расход, не учитываемый при налогообложении (ст. 270 НК РФ).

• Подарки в цене до 4 тысяч в год не подлежат налогообложению НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ)

О том, как правильно отразить расходы на новогодние презенты в отчетности, подскажут консультанты справочно-правовой системы КонсультантПлюс.

Что учесть кадровику:

С некоторых пор хранить в личном деле работника свидетельства о рождении детей стало неправомерно. Но и рассчитывать количество подарков только на основании учетных данных работодателя неправильно.

Поэтому кадровику придется заново попросить каждого сотрудника, имеющего детей, принести документы об их рождении, а в некоторых случаях - и дополнительные бумаги. Например, если брак расторгнут, фамилии с детьми разные, понадобятся для сверки соответствующие свидетельства.

После внесения сведений в ведомости принесенные оригиналы предстоит вернуть. Копии хранить в личном деле – нарушение.

Актуализировать информацию о сотрудниках, имеющих детей, лучше каждый раз при формировании списков. Бывает, что в прошлом году человек болел и не принес вовремя документы, в результате чего его дети и он сам подарки не получали. В этом году только обновление сведений поможет выявить такой пробел. Как показывает практика, никто не защищен от ошибок, а обнаружение обделенного подарком ребенка или сотрудника – неприятный сюрприз для руководства.

Поэтому каждый год кадровой службе предстоит проделывать одну и ту же работу. Но создавать для своего удобства «хранилище» копий запрещено.

О том, какие ошибки допускают кадровые отделы и как за это наказывают работодателя контролирующие органы, читайте в подборке судебной практики справочно-правовой системы КонсультантПлюс.

Сфера ответственности юриста

На плечи юриста ложатся все формальности, связанные с организацией выдачи подарков.

Для этого необходимо издать:

• Локальный акт, предусматривающий, в каких случаях и кто имеет право на меры безвозмездной поддержки. Разработать такой ЛНА рекомендуется. Но это не является обязательным. Его удобство – в прозрачности для всего трудового коллектива. Ведь в таком документе можно указать, например, что правом на гостинцы обладают работники, имеющие детей до 14 лет. При наличии зафиксированных в ЛНА условий получения подарков претензий от тех, чьи дети уже перешагнули рубеж в 15-16 лет, уже не будет.

• Приказ о вручении подарков со сроками и списочным составом получателей. Приложением к приказу послужит ведомость, по которой кадровый работник раздаст дары членам трудового коллектива.

Эта два локальных акта предстоит разработать юридической службе. Может потребоваться соблюдение определенных правил их принятия. Например, учет мнения представительного органа, если таковой имеется на предприятии (ст. 372 ТК РФ).

Образцы локальных актов, приказов, ведомостей вы можете скачать по ссылке в справочно-правовой системе КонсультантПлюс.

Если вы еще не являетесь пользователем КонсультантПлюс – получите бесплатный пробный доступ ко всем возможностям системы прямо сейчас!

Читайте также -  Воинский учёт с ноября 2024 года электронный реестр и онлайн-отчёты