Новости

26 июля 2023

Выходной в командировке: нюансы и порядок оплаты

Случается, что путь к месту командировки или обратно выпадает на выходные нерабочие дни. Причины для этого могут быть разные.

К примеру, сотрудник захотел вернуться раньше срока или провести в месте командирования выходные или праздники. В подобных ситуациях могут возникнуть трудности с определением сумм оплаты командировки в выходной. Когда такой день выезда или возвращения из командировки следует оплатить, а когда можно отказать?

Рассмотрим, какой порядок действует на настоящий момент

Итак, правила тут следующие. Выезд сотрудника в командировку в выходной день должен оплачиваться по тем же правилам, что и работа в выходной день (в командировках учитываются дни дороги). Каждый час, который сотрудник проведет в пути, необходимо компенсировать. Какой вид компенсации в данном случае применять – выбирает работник - оплата часов по двойной ставке или отгул.

Исключение тут действует по отношению к кратким трудовым договорам сроком до двух месяцев. Такие работники могут выбрать только компенсацию суточных, но не отгул.

Но иногда и подсчет часов, проведенных сотрудником в дороге, вызывает затруднение. Законодательство ведь не содержит четких указаний на то, каким образом считаются часы, которые командированный работник провел в пути.

Чтобы не возникло недопонимания и спорных ситуаций, следует включать в период командировки не только время отправления и прибытия транспорта, но и дорогу, например, до вокзала/аэропорта, а также время, затраченное на регистрацию и ожидание посадки (в случае с авиатранспортом, это несколько часов).

Расчет сумм

Чтобы расчеты сумм компенсации в подобных случаях были максимально корректными, рекомендуется фиксировать правила оплаты в локальных нормативных актах компании. Тогда и для бухгалтерии, и для сотрудников будут понятны методики и подходы расчетов.

Возвращение сотрудника из служебной поездки в выходной или любой другой, официально признанный нерабочим, день оплачивается по тому же принципу, что описан выше.

За рабочие часы в выходные дни в командировке сотруднику также положена компенсация в виде отгула или оплаты в двойном размере.

Исключение из правила то же: работники по срочному трудовому договору могут выбрать только двойную оплату. Сумма компенсации за работу в выходной день рассчитывается исходя из системы оплаты труда, установленной для конкретного работника (оклад, тарифная ставка и т.п.), а не из его среднего заработка.

А если работник отдыхает? 

Возмещение расходов за выходные командировочные дни, в течение которых работник не работает, зависит в первую очередь от того, кто был инициатором нахождения в это время в месте командировки — компания или сам сотрудник.

Здесь в первую очередь надо обратиться к документам, которыми оформлялась командировка. Так, если выходные или нерабочие праздничные дни изначально были включены в период служебной поездки, то необходимо оплатить ему командировочные расходы (суточные, найм жилья). Средний заработок сохраняется только за рабочие дни, поэтому в данном случае он не выплачивается.

Если же отдых в месте командировки - решение самого работника, то организация возмещать такие расходы (например, на жилье) не обязана. Ведь эти дни не входили в период командировки и не связаны с ней.

Аналогично этому порядку необходимо действовать и в случае, когда сотрудник самовольно выезжает раньше. Но в этом случае будут разные даты в билетах и документах на командировку.

Выход из этой ситуации такой - чтобы никого не смутили разные даты, рекомендуется запросить с оставшегося на выходные работника объяснительную или служебную записку, в которой он укажет реальные даты служебной поездки и опишет свое решение остаться в месте командировки. Тогда в документах будет порядок.

Специалисты Минфина в одном из своих писем № 03-04-05/96040 от 05 октября 2022 года разъяснили, что оплата проезда командированному работнику, который решил остаться в месте командировки на выходные и праздники, не образует для него экономической выгоды. НДФЛ в данном случае удерживать не нужно, как и в случае более раннего выезда сотрудника к месту командировки.

Узнайте, как подключить КонсультантПлюс, чтобы быть в курсе всех нововведений в законодательстве и иметь неограниченный доступ к большому количеству полезных материалов.

Если вы ещё не являетесь пользователем КонсультантПлюс – получите бесплатный пробный доступ ко всем возможностям системы прямо сейчас!