Новости

Выдача денег под отчет: какие документы необходимы

Выдача сотруднику подотчетных денег является финансированием расходов, которые несет сотрудник в интересах работодателя. При наличии документов, которые подтверждают выдачу денег под отчет и расход на нужды компании, такие расходы не облагаются страховыми взносами и НДФЛ.

Выдача подотчетных сумм

Чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ. Такой документ можно оформлять на несколько выдач наличных одному или нескольким подотчетным лицам.

В документе указать:

• ФИО;

• сумма, выдаваемой “налички”;

• срок, на который выдаются деньги.

В случае наличия заявления подотчетного лица о выдаче денег под отчет, подписанное руководителем, распорядительный документ не требуется.

Подтверждение расхода подотчетных сумм

Сотрудник должен сдать авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих оплату после завершения закупки материальных ценностей для организации за счет подотчетных сумм в бухгалтерию.

К авансовому отчету прикладываются первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), содержащие обязательные реквизиты.

Если аванс был получен для приобретения товарно-материальных ценностей, то нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, товарные чеки и т.п.). К авансовому отчету достаточно приложить копии этих документов, в случае передачи оригиналов на склад организации (ИП).

Бухгалтер, получивший авансовый отчет проверяет правильность заполнения:

• целевое расходование денежных средств;

• наличие указанных в отчете оправдательных документов, подтверждающих расходы;

• правильность оформления оправдательных документов;

• правильность подсчета указанных в отчете сумм.

После проверки авансового отчета бухгалтер заполняет свою часть отчета.

При некорректном заполнении подтверждающих документов, с подотчетных сумм придется платить НДФЛ и страховые взносы. Это подтверждает судебная практика – Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 16.08.2022 № Ф06-21187/2022 по делу № А72-7881/2021, Определение Верховного суда РФ от 11.02.2021 г. № 307-ЭС20-23792.

Подтверждение выдачи денег работнику под отчет для освобождения этих сумм от НДФЛ и страховых взносов

Для освобождения сумм от НДФЛ и страховых вносов необходимо предоставить следующие документы:

• заявление работника на выдачу суммы для закупки ценностей в пользу организации или распоряжение/приказ руководителя о выдаче сотруднику денег на закупку товаров/работ/услуг для компании;

• авансовый отчет (форма № АО-1);

• документы, подтверждающие покупки в пользу компании;

• документы бухгалтерии о принятии товаров/услуг/работ.

Более подробно изучить вопрос о выдаче подотчетных сумм поможет Путеводитель в СПС КонсультантПлюс, в котором представлены образцы заполнения документов.

Если вы ещё не являетесь пользователем системы – получите бесплатный пробный доступ ко всем возможностям КонсультантПлюс прямо сейчас!

Читайте также - НДФЛ с доходов в виде компенсации за задержку выплат заработной платы