Новости
Требования в области электронного кадрового документооборота, о которых важно знать в 2023 году
Трудовой кодекс описывает применение ЭКДО следующим образом: использование и хранение документов, которые связаны с рабочими процессами и оформлены в электронном виде, при этом не имеют копий на бумаге.
О введении в компании электронного кадрового документооборота указывается в локальном нормативном акте. Законодатели требуют обязательного включения в этот документ данных о системе, с помощью которой работодатель планирует осуществлять ЭКДО и (при необходимости) границы его доступа к этой системе.
Также необходимо указать срок, в течение которого работники должны быть уведомлены о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭКДО, и дата его введения. Данный акт должен содержать список документов и перечень сотрудников, в отношении которых осуществляется данный вид взаимодействия с нанимателем.
За сохранность всего этого отвечает работодатель собственной персоной. На его же плечи ложатся расходы на создание и обеспечение всех условий для этого по смыслу ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ. Чтобы узнать, сколько хранятся такие документы, достаточно заглянуть в положения законодательства об архивном деле.
Важно понимать, что само по себе введение ЭКДО еще не говорит о том, что можно начинать таким способом взаимодействовать с коллективом - для этого скорее всего понадобится согласие штатных сотрудников. Те, кто согласился так работать, потом уже не вправе свое согласие отозвать, как отмечали специалисты Минтруда в своем письме от 24 ноября 2022 года № 14-6/ООГ-7321. Как гласит ч. 6 ст. 22.1 ТК РФ, такое электронное взаимодействие может осуществляться либо через цифровую платформу «Работа в России», либо через информационную систему работодателя.
Положения ст. 22.1 - 22.3 Трудового кодекса РФ применимы к таким документам, в отношении которых есть необходимость оформления на бумажном носителе, или к таким, с которыми работника важно ознакомить под роспись.
Исключения приводятся в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. При этом не до конца понятно, какие именно документы имеются в виду под оформленными на бумаге - в законе нет четкого перечня. Есть и такие документы, которые составлять в электронном виде нельзя в целях защиты прав работников от неправомерных вмешательств в их содержание.
Правила ЭКДО не применяются в отношении:
-
трудовых книжек и сведениях о трудовой деятельности работников;
-
актов о несчастном случае на производстве;
-
приказов об увольнении работника;
-
документов, подтверждающих факт прохождения сотрудниками инструктажей по охране труда, в частности тех, что работники подписывают лично.
С весны текущего года начали действовать положения, которые предусматривают соблюдение единых требований к содержанию и форме разного вида электронных документов. Перечень критериев определяет Минтруд России, он также должен быть согласован с такими ведомствами, как Минцифры России и Росархив.
Так, в приказе Минтруда № 578н от 20 сентября 2022 года законодатели утвердили те самые условия, которым должен соответствовать каждый электронный документ.
Среди них:
-
допустимый формат основной части такого документа - PDF. Наименование также должно соответствовать некоторым критериям, в частности, возможно использование латинского алфавита, арабских цифр и нижнего подчеркивания;
-
для приложений (если такие имеются) можно выбрать и другой формат - более подходящий к текстовым, табличным, графическим или другим материалам. Для названий таких файлов в документе также предусмотрен шаблон;
-
все ЭЦП в документах должны соответствовать действующим нормам законодательства;
-
при наличии прилагается машиночитаемая доверенность;
-
обязательное описание документа, связанного с работой. Описание представляет собой отдельный файл XML с определенным названием. Он содержит в себе XML - схемы в кодировке и считается действительным в течение года с момента его размещения на официальном сайте Министерства труда. Кроме того, все эти файлы должны быть расположены в корневом каталоге.
Любые заявления, уведомления или сообщения, которые штатный сотрудник или лицо, которое только устраивается в компанию, направит в адрес работодателя посредством ЭКДО, считаются полученными адресатом на следующий же будний день.
Кроме того, наниматель по письменному запросу работника может предоставить ему доступ к электронным документам путем их направления в личный кабинет на госуслугах.
Кстати, если вдруг работодатель перешел на ЭКДО, то это не значит, что он не имеет права в дальнейшем вернуться к оформлению документов на бумажном носителе. Также в случае ЧС ранее не взаимодействующие посредством ЭКДО лица могут временно обмениваться электронными документами. Но если работник в дальнейшем не предоставит реальные бумаги - его можно привлечь за это к дисциплинарной ответственности.
Все вышеупомянутые нормативно-правовые акты и письма ведомств доступны в системе КонсультантПлюс. Там же все желающие смогут найти любые необходимые для работы формы и образцы заполнения документов.
Узнайте, как подключить КонсультантПлюс в его коммерческой версии и получите доступ ко всем возможностям системы в необходимом наполнении.
Читайте также - Изменения для кадровика с марта 2023
8 812 334-44-81
пн-пт, 09:00-19:00
Адрес:
191123, г. Санкт-Петербург, м. Чернышевская, Шпалерная, 36
Email: