Новости

Срок хранения налоговых документов: какие требуется хранить более 5 лет

Обычно документы налогового учета подлежат хранению в течение 5 лет, но существует ряд исключений, где срок сохранения превышает этот период. Эти исключения можно объединить в три группы.

Согласно статье 23 Налогового кодекса РФ, обычно установлен пятилетний срок хранения документов налогового учета, однако некоторые случаи предусматривают 6-летний срок, а другие - всего 4 года.

Важно правильно рассчитать срок хранения, что зависит от конкретного налогового периода: для налога на прибыль - год, а для НДС - квартал.

 

Документация, удостоверяющая налоговые убытки

Предприятие должно хранить документацию, которая подтверждает объем понесенных убытков. Это касается всех первичных документов за календарный год, в котором фирма понесла убытки: накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, счета, ведомости, акты приема-передачи, кассовые и товарные чеки и так далее.

Эти материалы должны быть сохранены на протяжении всего периода, когда убыток учитывается в налоговой базе по налогу на прибыль, то есть переносится на будущий период.

Напоминаем: согласно двум нормам НК РФ (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 4 статьи 283) следует обеспечить сохранность документов, подтверждающих размер убытков, в течение 5 лет после завершения года, когда последняя часть убытка была признана расходами.

Если убыток не учитывается, то применяется обычный срок хранения налоговой документации - 5 лет. Это подтверждается письмом Минфина от 28 января 2022 года № 03-03-06/3/5632.

Документация для списания безнадежного долга

Требуемые для списания безнадежной дебиторской задолженности документы должны храниться в течение пяти лет после периода, в котором было признано безнадежным обязательство контрагента. Это, например, договоры с контрагентами, письма и платежные документы.

Кроме того, срок хранения можно увеличить, если срок давности по обязательству был прерван и начал течь заново.

Счета-фактуры

По правилам, утвержденным постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137, счета-фактуры за каждый налоговый период должны храниться в хронологическом порядке, в зависимости от даты их выставления или получения.

Срок хранения бумажных и электронных счетов-фактур составляет 5 лет. Однако важно учитывать, с какого момента начинать отсчитывать этот период.

В соответствии с письмом Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829, период хранения счета-фактуры начинает отсчитываться после завершения периода, в который он последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов.

Важно: срок хранения счета-фактуры может измениться из-за переноса налоговых вычетов по НДС (разрешено пунктом 2 статьи 171 Налогового кодекса РФ с некоторыми исключениями).

Таким образом, при заявлении вычета с переносом придется дольше хранить счет-фактуру. В случае переноса на максимально разрешенный срок, хранение увеличивается до 8 лет.

Напоминаем, что согласно Налоговому кодексу РФ, вычеты по НДС можно переносить в пределах 3 лет с момента учета товаров (работ, услуг), а перенос вычетов по предоплатам запрещен.

Всем тонкостям ведения бухгалтерского учета вы легко научитесь благодаря СПС КонсультантПлюс.

Если вы еще не являетесь нашим клиентом – получите бесплатный пробный доступ ко всем возможностям КонсультантПлюс.

Читайте также - Новые коды доходов и вычетов по НДФЛ