Санкт-Петербург, ул. Шпалерная, 36
8 812 334-44-81
пн-пт, 09:00-19:00

Новости

Случай, при котором электронный документ не может быть приравнен к бумажному
19 апреля 2023

Случай, при котором электронный документ не может быть приравнен к бумажному


В соответствии закону о бухгалтерском учете, первичный документ в электронном виде может быть принят к учету при наличии любой электронной подписи, такой документ равнозначен бумажному. Однако, существует закон об электронной подписи, который содержит требования к разным видам электронных подписей. 

Например, электронный первичный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, считается равнозначным бумажному только при выполнении определенных условий, о которых сообщила ФНС в письме от 3 апреля 2023 года № ЕА-4-26/3976@.


Подписание электронных документов

Требования к документам бухучета определяются федеральными стандартами (ФСБУ).

Стандартом закреплено, что документы бухгалтерского учета могут быть составлены в бумажном или электронном виде, и закон № 402-ФЗ делает равнозначными бумажные и электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью.

При этом, закон не устанавливает виды электронных подписей, которые можно использовать для подписания документов бухгалтерского учета, поэтому участники электронного документооборота могут использовать любой вид электронной подписи, как указано в письме Минфина от 22 февраля 2019 года № 07-01-09/11672

Электронные документы для передачи в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи должны быть составлены только по форматам, установленным ФНС РФ. 

 

Виды ЭП, предусмотренные законом

Компания может использовать любой вид ЭП при формировании электронных первичных документов, которые предусмотрены Федеральным законом от 6 апреля 2011 года. Электронные подписи бывают двух видов – простой и усиленной, которая, в свою очередь, подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную.

Электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, могут признаваться равнозначными документам с собственноручной подписью, если это установлено законом или соглашением сторон. 

    

Подписание электронных документов квалифицированной электронной подписью

Квалифицированная электронная подпись, может применяться для подписания документов при соблюдении требований, указанных в статье 11 Закона № 63-ФЗ:

  • Для того чтобы квалифицированный сертификат электронной подписи был признан действительным, необходимо, чтобы он был создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, чья аккредитация действительна на день выдачи сертификата.

  • Кроме того, квалифицированный сертификат должен быть действителен на момент подписания электронного документа (если известен момент подписания) или на день проверки действительности сертификата (если момент подписания не определен).

  • Также необходимо подтвердить принадлежность владельца квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и отсутствие изменений в документе после его подписания с помощью данной электронной подписи.

В соответствии с законом № 63-ФЗ (пункт 1 часть 2 статья 14) квалифицированный сертификат электронной подписи содержит даты начала и окончания срока действия, на основе которых проверяется достоверность квалифицированной электронной подписи.

Когда КЭП содержит метку доверенного времени, проверка ее действительности осуществляется на дату подписания электронного документа, либо на дату такой проверки.

В связи с этим, отсутствие подтверждения действительности квалифицированной электронной подписи у документа не дает признать его электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

 

Информацию о том, какие подписи разрешено использовать для электронного кадрового документооборота, какие требования к электронной подписи, а также ответы экспертов линии консультаций на популярные вопросы – легко найти в СПС КонсультантПлюс.

Если вы ещё не являетесь пользователем системы – получите бесплатный доступ ко всем возможностям КонсультантПлюс на 3 дня прямо сейчас!


Читайте также - Разрешается ли подписывать кадровые документы факсимиле?

 


Возврат к списку

Получите бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс и всему сервису для клиентов:

8 812 334-44-81
пн-пт, 09:00-19:00

Адрес:

191123, г. Санкт-Петербург, м. Чернышевская, Шпалерная, 36

Email:

[email protected]