В учреждении два ведущих специалиста одного отдела, а приказ гласит просто «ответственным назначить ведущего специалиста». На бумаге все выглядит гладко — до первой же спорной ситуации, когда придется доказывать, кого именно имели в виду при издании документа. Разберемся, почему такая формулировка рискованна и что на этот счет говорят правила делопроизводства.
Форма приказа определяется не составителем, а инструкцией
Приказ о назначении ответственных лиц относится к организационно-распорядительным документам. В госорганизациях составление таких документов подчинено отдельным нормативным требованиям, а не свободному усмотрению кадровика: приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 утверждена Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, и ее п. 3.15 относит приказы и распоряжения к форме распорядительных документов — для решений нормативного характера (утверждение локального акта, структуры организации) либо по организационным и оперативным вопросам текущей работы.
Что предписывает инструкция по каждому конкретному пункту
-
П. 3.25 той же инструкции требует оформлять каждое поручение отдельным пунктом приказа, располагая пункты по логико-временной последовательности с арабской нумерацией. Дальше формулировка зависит от того, кому адресовано поручение.
-
Если поручение дается подразделению целиком, его название пишется полностью, а рядом в скобках добавляются фамилия и инициалы руководителя — в именительном падеже. Если же поручение адресовано конкретному человеку, картина меняется: должность и фамилия указываются уже без скобок, и падеж становится дательным.
-
Есть и обязательный завершающий пункт — про контроль исполнения. В нем указывают должность, фамилию и инициалы того, кто отвечает за исполнение приказа целиком, например: «Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора Фамилия И.О.». Ни один из этих трех случаев не предполагает варианта «просто должность без фамилии» — везде фигурирует конкретный человек.
Важно. Инструкция не допускает обезличенных формулировок там, где документ касается конкретного человека. Именно фамилия с инициалами снимает риск путаницы, когда в штате несколько сотрудников на одинаковой должности, и четко закрепляет, кто отвечает за исполнение.
Вывод
Правила делопроизводства требуют указывать в приказе о назначении ответственных лиц не только должность, но и фамилию с инициалами конкретного человека — иначе формально верный документ рискует превратиться в источник спора об ответственности, как в примере с двумя специалистами одной должности.
