Новости

Правильное оформление выплат сотруднику за использование личного авто

Нередки случаи, когда при отсутствии служебного транспорта компании, сотрудникам приходится для выполнения своих обязанностей использовать собственный автомобиль. Одно дело, когда это разовые случаи и совсем другое, если должность связана со служебными поездками или командировками. Ст. 188 Трудового кодекса РФ закрепляет, что при использовании работником своего личного транспортного средства (далее – ТС) для выполнения своих трудовых обязанностей, работодатель должен возместить все понесенные в связи с этим расходы и выплатить компенсацию за износ автомобиля. Рассмотрим, как будет выглядеть правильное оформление использования сотрудником личного автомобиля и как в связи с этим рассчитываются компенсационные выплаты.

Итак, порядок возмещения расходов и размер компенсации прописывается в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему непременно с указанием всех регистрационных данных, сведений о собственности и условий эксплуатации ТС. На основании этих документов руководство издает приказ о возмещении работнику расходов и выплате компенсации. При этом расходы необходимо подтвердить кассовыми чеками или квитанциями за бензин, автозапчасти и актами выполненных работ по техобслуживанию и ремонту автомобиля и др.

Что касается компенсации, требований к её размеру и правилам расчета законодательством не установлено. В трудовом договоре или дополнительном соглашении можно прописать как выплаты определённой суммы за месяц, так и методику расчета в зависимости от времени и длительности использования автомобиля. Разумеется, за тот период, когда сотрудник не использовал машину - компенсация не выплачивается.

Для разработки правильной методики необходимо учитывать износ, срок использования ТС, интенсивность его использования, а также затраты на текущий ремонт, ГСМ и техобслуживание.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ компенсации включаются в налоговую базу по налогу на прибыль в пределах следующих норм, утвержденных Постановлением Правительства № 92 от 08.02.2002 года:

• По легковым автомобилям с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно - 1200 руб. в месяц, а свыше – 1500 руб. в месяц.

• По мотоциклам - 600 рублей в месяц.

Суммы за рамками данных лимитов, не могут уменьшить налогооблагаемую прибыль согласно п. 38 ст. 270 НК РФ. Расходы, связанные с использованием автомобиля, кстати, также уже включены в сумму компенсации. Также при расчете налога считается, что все расходы, связанные с использованием автомобиля, уже включены в сумму компенсации.

Стоит отметить, что хотя вышеуказанные нормы и утверждены почти 20 лет назад, Департамент налоговой политики Минфина России ещё в прошлом году в своём письме № 03-03-06/3/86372 от 02.10.2020 года не поддержал предложение об установлении новых норм в связи с тем, что это повлечет за собой существенные потери для бюджетной системы РФ.

Кроме того, компенсационные выплаты работникам за использование личного авто не облагаются взносами на обязательное социальное страхование и НДФЛ. Об этом упоминает Федеральная налоговая служба в своем письме № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018 года. Однако, если машина не находится в собственности сотрудника (в том числе совместной, например, с супругой), который использует ее в служебных целях, ТС не считается его личным имуществом. Компенсация за использование имущества, не принадлежащего работнику, трудовым законодательством не предусмотрены, а, значит, подлежат обложению страховыми взносами.

Для проверки верного заполнения бухгалтерских отчетов в конце уходящего года рекомендуем обратиться к системе КонсультантПлюс, образцы документов в которой регулярно обновляются с учетом внесения изменений в законодательство РФ.

Ранее сообщалось можно ли списать затраты на корпоративы.