Новости
Порядок хранения и уничтожения документов бухгалтерского учета
За долгие годы у каждого из нас накапливается огромное количество разного рода документов. Часть из них содержит актуальную информацию на несколько лет вперед, какие-то можно спустя время порвать или выкинуть за ненадобностью.
При всем этом такое количество никак не сравнится с тем, сколько тонн макулатуры накапливается в процессе деятельности даже небольшой фирмы или предпринимателя. А избавиться от распорядительных и первичных бухгалтерских документов без учета определенных условий не получится.
Рассмотрим, какие требования необходимо соблюсти и какие вообще способы предусмотрены законодательством для уничтожения документации?
Итак, государственные и муниципальные органы, компании и граждане, ведущие коммерческую деятельность, обязаны хранить архивные документы в течение установленного законодателями срока. Избавиться соответственно можно только от тех бумаг, сроки хранения которых истекли в соответствии с законодательством о бухучете и приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.Так, к примеру, необходимо обеспечить сохранность первичных документов, отчетов и иной документации по ведению бухучета, минимум на пять лет.
Срок хранения документов для целей налогового учета составляет не менее четырех лет.
Если фирма принимает участие в судебных спорах и (или) имеются претензии со стороны контрагентов, то накладные и акты должны оставаться невредимыми до разрешения всех разногласий.
Несколько важных шагов, которые следует сделать, прежде чем запустить процесс утилизации:
-
оценить содержание бумаг;
-
проверить сроки хранения;
-
убедиться в том, что документы больше не актуальны для компании и не должны заинтересовать контрольные органы.
Избавиться от документов можно будет только после того, как их изучит и переберет специально созданная экспертная комиссия. Ее состав утверждается руководством. В качестве членов комиссии наниматель может задействовать сотрудника бухгалтерии и кадров, юриста, менеджера или кого-то иного из числа наиболее ответственных подчиненных.
Важно понимать, что в этих целях комиссия сшивает и расшивает документацию, перебирает копии, формирует новые папки и принимает решения об актуальности данных в бумагах - то есть занимается довольно ответственной и кропотливой работой. Именно поэтому для этой деятельности стоит выбирать наиболее квалифицированных сотрудников.
В целом, всю процедуру ликвидации макулатуры можно разделить на три этапа.
1. Первый и основной этап - это проведение экспертизы документов для выявления их ценности для компании.
В процессе экспертная комиссия определяет, какие из бумаг подлежат уничтожению. Результаты этой деятельности экспертной комиссии должны найти свое отражение в протоколе, форму которого законодатели не регламентировали.
2. Второй этап: чтобы описать и упорядочить те документы, которые подлежат утилизации, составляется и утверждается Акт. Для этого документа можно взять за основу бланк, приведенный в Правилах хранения документов, утвержденных приказом Минкультуры № 526 от 31 марта 2015 года, либо разработать свою форму самостоятельно.
Дополнительно к нему прилагается опись дел, сгруппированных с учетом сроков хранения. Только лишь после того, как все описи дел будут согласованы всеми членами комиссии, акт о выделении к уничтожению документов утверждается руководством.
3. Теперь можно переходить к третьему (заключительному) этапу - фактическому уничтожению документов (п. 4.11 Правил № 526). Сделать это нужно так, чтобы их восстановление стало невозможным. Уничтожить документы можно как собственными силами, так и посредством привлечения специализированной компании. Как именно это можно сделать?
Может быть выбран любой способ из следующих:
- уничтожение с использованием химических реактивов;
- сжигание;
- измельчение (с помощью шредера).
Кстати, электронные документы тоже нужно уничтожать. Для данного вида документов предусмотрено как физическое уничтожение, так и уничтожение с помощью специальных программно-технических средств.
В результате об уничтожении документов также составляется акт. Его форма может быть утверждена учетной политикой или локальным распоряжением руководства. В этом документе обязательно указывается способ уничтожения. При использовании разных способов для уничтожения, на каждую группу документов составляется отдельный акт. Этот документ утверждается руководством, и в нем должны стоять подписи всех членов комиссии.
Если поспешить и раньше времени уничтожить первичные документы - нарушителей могут привлечь к административной ответственности. Штрафы не такие уж и значительные: от 5 до 10 тысяч рублей для руководителя и 10 тысяч рублей для юрлица (ст. 15.11 КоАП РФ, ст. 120 НК РФ). Но не стоить забывать, что в зависимости от степени важности тех или иных документов, компания может понести и гораздо более серьезные финансовые потери.
Для поиска более подробной информации по срокам хранения тех или иных документов рекомендуем воспользоваться системой поиска в КонсультантПлюс.
Среди большого количества полезных материалов, в том числе, образцов документов и путеводителей, обзоров новостей и готовых решений - каждый из специалистов сможет найти ответ на тот или иной свой вопрос.
Если вы еще не пользуетесь системой - получите бесплатный пробный доступ ко всем возможностям КонсультантПлюс на 3 дня.
Читайте также - 7 основных ошибок бухгалтеров в Уведомлении об исчисленных налогах
8 812 334-44-81
пн-пт, 09:00-19:00
Адрес:
191123, г. Санкт-Петербург, м. Чернышевская, Шпалерная, 36
Email: