Новости

Нюансы использования электронной подписи для целей бухучета и налогообложения

Подпись, в том числе электронная - очень важный и необходимый реквизит каждой бумаги. Электронный вариант подписи - полноценный аналог рукописного варианта или оттиска (факсимиле), который достаточно широко используется в документообороте как на крупных предприятиях, так и в организациях меньшего масштаба.

Применение ЭЦП

Применение ЭЦП регулируется положениями Федерального закона от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ. Если говорить более или менее простыми словами, то ЭЦП - это электронная информация, которая связывается с подписываемыми данными (тоже электронными) и идентифицируют лицо, подписывающее документ. 

Разумеется, если составляется не односторонний первичный документ в электронном виде, то он должен содержать не менее двух ЭП. Специалисты ФНС России в своем письме от 23 апреля 2018 года № ЕД-4-15/7760 уже обращали внимание на то, что замена хотя бы одной из подписей на «живую» предполагает грубое нарушение требований законодательства.

Вид ЭП

Вид ЭП, который следует применять в том или ином конкретном случае, стороны определяют самостоятельно. Важно лишь помнить, что сферы применения простой и квалифицированной подписей ограничены. 

Учитывая нормы налогового законодательства, при оформлении электронных счетов-фактур и электронном взаимодействии с налоговой правомерно использовать только квалифицированную электронную подпись. Одновременно с этим, при оформлении первичных учетных документов в электронном виде компании и предприниматели могут применять как простую, так и усиленную подпись.

В сертификате ключа подписи, который в результате получает юрлицо, хранятся не только сведения о наименовании и местонахождении фирмы, но и информация о лице, которое выступает ее владельцем, действуя от имени организации на основании Устава или по доверенности. В этой роли может выступать как директор, так и какое-либо другое лицо. Список лиц, которые вправе использовать ЭП, отмечается во внутренних локальных актах компании.

Разграничение зоны ответственности при подписании документов ЭП

Рассмотрим, как в таком случае могут разграничиваться зоны ответственности директора и лица, которое уполномочено подписывать документы своей ЭП. 

К примеру, если работодатель ставит вопрос об оформлении главбухом собственной электронной цифровой подписи и доверенности для подписания первичных документов с контрагентами. Как в таком случае последнему не брать лишние риски на себя? Попробуем выяснить, что предусмотрено на этот счет в нормативно-правовых актах, и к каким выводам по данному вопросу пришли специалисты ведомств.

Согласно действующему законодательству о бухучете, организовать ведение учета и хранение бумаг должен руководитель юрлица. Когда дело касается малого и среднего бизнеса, руководство вполне может справляться со всем этим собственными силами, но в большинстве случаев эта деятельность «перекладывается на плечи» подчиненных, либо заключается соглашение об оказание таких услуг в рамках аутсорсинга.

За грамотное ведение учета и данные, соответствующие действительности, в отчетах отвечает главный бухгалтер согласно п. 24 постановления Пленума ВС РФ от 24 октября 2006 года № 18. При этом, очевидных разграничений зон ответственности главбуха, так и гендиректора, четко не прописывают ни Налоговый кодекс, ни какие-либо другие законодательные акты. 

О том, что ответственность за состояние учета все-таки делят между собой директор и главбух вместе, косвенно свидетельствует следующая норма - п. 8 ст. 7 закона № 402-ФЗ. Согласно ей, когда руководство и главбух не согласны во мнениях по поводу отражения той или иной информации в учете - директор заверяет спорную операцию своей подписью и после этого именно он несет за нее единоличную ответственность.

Привлечение к ответственности

Как показывает практика, ответственность определяется в зависимости от обязанностей и полномочий данных лиц, а также исходя из того, какие функции в компании они выполняют. В некоторых случаях суды приходят к выводам, что привлечение гендиректора к ответственности без выяснения должностных инструкций главного бухгалтера - неправомерно.

Это объясняется как раз тем, что руководство должно в целом организовать бухучет, а главбух отвечает именно за его ведение и своевременную достоверную отчетность (постановление Верховного суда РФ от 22 сентября 2014 года № 5-АД14-17).

В ст. 15.11 КоАП предусмотрено административное наказание за искажение данных бухучета. Не сдача бухгалтерской отчетности может сулить штрафные санкции в силу п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ. Если искажение учета будет таким, что приведет к неуплате обязательных платежей в крупном размере, то виновным суждено нарваться на уголовное наказание по ст. 199 и 199.1 УК РФ.

Больше полезной информации по данному вопросу можно найти в КонсультантПлюс. 

В системе собрано большое количество правовой информации, в том числе различные консультационные материалы, обзоры новостей, разъясняющие письма ведомств и комментарии специалистов. 

Узнайте, сколько стоит КонсультантПлюс, и подключите его в необходимом наполнении, чтобы быть в курсе всех нововведений, а все нужные документы и законодательные акты были всегда под рукой.

Для знакомства с системой - получите бесплатный пробный доступ на 3 дня прямо сейчас!

Читайте также - Новый электронный формат заявки на автомобильную перевозку грузов