Новости

Как правильно оформить арендованное жилье сотруднику

Трудовая миграция и необходимость привлечения на работу высококлассных специалистов заставляют организации оформлять таким работникам разные преференции. Например, если организация готова взять на себя расходы по оплате арендуемого жилья иногороднему сотруднику, то нужно заранее просчитать, как это правильно оформить без потерь и риска санкций.

Как правильно учесть эти расходы в целях налогообложения прибыли?

Допустим, востребованный специалист переезжает из другого города, а организация, которая оформляет с ним трудовой договор, готова самостоятельно нести расходы по оплате арендуемого для него жилья. Рассмотрим варианты оформления договора аренды квартиры между арендодателем и организацией, которая будет арендатором по договору.

И здесь важный момент – какие формулировки содержит трудовой договор между сотрудником, для кого арендуется жилье, и его работодателем. Как правило, организации ограничиваются тем, что просто указывают на свою обязанность оплачивать аренду жилья на определенный срок. И если при этом указана точная сумма аренды, то этого факта почти достаточно, чтобы считать эту сумму оплатой труда в натуральной форме.

Только в данном случае необходимо следить за соблюдением ограничения, предусмотренного ст. 131 ТК РФ – неденежная выплата зарплаты не может превышать 20% от общего размера оплаты труда. Если это ограничение соблюдается, что можно оформлять это в качестве расходов на оплату труда. Об этом также можно прочитать в официальных разъяснениях Минфина – например, в Письмах от 18.02.2022 № 03-03-06/1/11643 и от 14.01.2019 N 03-04-06/1153.

Чтобы без сомнений включить расходы на аренду в систему оплаты труда, нужно позаботиться о том, чтобы:

• работник выразил добровольно согласие на получение части оплаты труда в неденежной форме (не достаточно просто подписи в трудовом договоре, нужно письменно оформленное заявление;

• заявление может быть написано на определенный срок получения таких выплат, а до истечения этого срока у работника есть право отказаться);

• соблюдались пропорции в выплате – неденежная часть не должна превышать 20% от общего размера оплаты в месяц;

• применение такой системы оплаты труда было обычной практикой в определенных отраслях экономики или в отношении определенных профессий;

• такая форма оплаты труда являлась для работника и его семьи выгодной и не ухудшало его положения;

• стоимость аренды жилья не была завышенной по сравнению с обычными рыночными ценами в определенной местности и для такой категории услуг.

Если же в трудовом договоре не содержится обязанностей работодателя об аренде жилья, то арендную плату можно оформить как выплаты социального характера. По условиям п. 25 ст. 255 НК РФ такие расходы могут учитываться без ограничения в 20%, то есть в полном объеме.

Но в данном случае налоговые органы считают, что в составе оплаты труда расходы по аренде можно учитывать только в соответствии с иными нормами права – например, в отношении высококвалифицированных иностранных работников. Здесь имеется в виду, что по условиям ст. 255 НК РФ расходы на оплату жилья или на компенсацию за непредоставление бесплатного жилья работникам учитываются в целях расчета налога на прибыль, если предоставление работнику жилья положено по закону.

Вывод такой: налоговики на сегодня считают, что если расходы на жилье сотрудника являются формой оплаты его труда, частью системы оплаты труда, принятой у работодателя и отраженной, соответственно, в трудовом договоре с ним, то эти расходы могут учитываться для целей налогообложения прибыли как заработная плата.

Если же организация не сможет доказать, что такие выплаты входят в систему оплаты труда ее работников, то они не могут учитываться при расчете налога на прибыль (даже если формально в трудовом договоре есть обязанность работодателя предоставить жилье сотруднику).

Обратите внимание, что данные нюансы не урегулированы прямо в налоговом законодательстве, а возникающие вопросы находятся на стыке двух отраслей права – налогового и трудового. Позиции контролирующих органов могут меняться, а от этого зависят риски наложения штрафных санкций за неверно рассчитанные налоги.

Для того, чтобы избежать ошибок и неблагоприятных последствий, рекомендуем пользоваться актуальными документами системы КонсультантПлюс. Коммерческая версия данной правовой системы содержит точечные ответы на конкретные вопросы и ситуации, в том числе и по вопросу учета такого рода расходов.

Если вы ещё не являетесь пользователем КонсультантПлюс - получите бесплатный пробный доступ ко всем возможностям системы прямо сейчас!

Читайте также - Правила работы компании в жаркую погоду