Новости

Готовимся к 1 сентября – машиночитаемая доверенность при ЭДО

Автор: Юрист Линии Консультаций КонсультантПлюс
Мельникова О.Г.

В конце 2022 года были внесены поправки во многие законы, касающиеся использования электронной подписи и был продлен переходный период, чтобы дать организациям и их руководителям время подготовиться к работе с электронными подписями и доверенностями с учетом новых требований.

Нововведения

Согласно новым нормам, которые вступят в силу с 1 сентября 2023 года, будет обязательным требованием наличие в пакете документов, передаваемых при ЭДО - машиночитаемой доверенности (МЧД). Сотрудники должны будут использовать только сертификаты, выданные на их личные данные (сертификаты физлица) - ФИО и ИНН конкретного пользователя, полученные в любом аккредитованном удостоверяющем центре для подписания документов и МЧД для работы в ЭДО.

Следовательно, организации должны подготовиться к работе с электронными подписями и доверенностями, чтобы соответствовать новым требованиям закона. Это может включать в себя обновление программного обеспечения, заключение соответствующих договоров и обучение сотрудников работе с новой системой.

Например, для подачи отчетности или отправки электронных документов в Федеральную налоговую службу России с использованием МЧД, сотрудник должен подписать документы своей КЭП и приложить к пакету файл МЧД. Формат МЧД для отправки в налоговые органы утвержден Приказом ФНС России No ЕД-7−26/445@3 и уже поддерживается в информационных системах бухгалтерского учета и документооборота.

Для того, чтобы избежать необходимости каждый раз направлять контрагентам МЧД, можно присоединиться к блокчейн-платформе ФНС России. Технология распределенного реестра позволяет быстро уведомлять всех участников блокчейн-сети об изменении статуса доверенности, а также мгновенно проверять полномочия подписанта.

В настоящее время через операторов ЭДО также уже можно отправлять документы, которые подтверждены МЧД. Поскольку организации посредством ЭДО подписывают договорные и бухгалтерские документы с использованием МЧД, переход к новому порядку подписания может выполняться следующим образом: получение сотрудником ЭЦП, подписание МЧД, регистрация сертификата с приложением МЧД у оператора ЭДО.

При этом МЧД должна содержать полномочия, соответствующие классификатору полномочий.

Классификатор полномочий

Классификатор полномочий — это ресурс, содержащий перечень полномочий представителя, указываемого в МЧД, то есть физического лица при использовании КЭП. В классификаторе всем полномочиям присваивается уникальный идентификационный номер, а также наименование и дата включения в классификатор.

Согласно приказу Минцифры России от 03.10.2022 № 751, который уже вступил в силу и внес изменения в Порядок формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему (далее - Порядок), размещение, формирование и ведение классификатора теперь осуществляется в федеральной государственной информационной системе "Единая система нормативной справочной информации" (ФГИС ЕСНСИ).

Участники электронного взаимодействия направляют перечень осуществляемых ими полномочий через федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", а доступ к классификатору полномочий предоставляется заинтересованным лицам непрерывно через ФГИС ЕСНСИ, используя систему межведомственного электронного взаимодействия.

Классификатор полномочий будет состоять из справочников и уже включает полномочия, полученные от Минцифры, Минстроя, ФНС России, Федерального казначейства, Центробанка и других органов.

Следует отметить, что классификатор полномочий постоянно обновляется, актуализируется и пополняется новыми полномочиями.

Поэтому перед формированием МЧД либо перед проверкой МЧД контрагента необходимо проверить соответствие полномочий, которые указываются в МЧД, классификатору полномочий. Это позволит избежать возможных ошибок и недоразумений в процессе юридически значимых сделок и подтверждений.

Если МЧД потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана, то руководитель или ИП может отозвать МЧД в любое время. Для этого можно использовать форму заявления об отзыве доверенности, установленную письмом ФНС России № ЕА-4−26/534@4, которая также поддерживается в информационных системах бухгалтерского учета и документооборота.

Обратим отдельное внимание, что на сайте ФНС России размещен сервис "Создание и проверка доверенности в электронной форме", с помощью которого можно оформить МЧД уполномоченного физического лица для представления отчетности и иных документов в налоговые органы или в случае ведения электронного документооборота с контрагентами. Данный сервис позволяет создать МЧД в виде файла, который можно скачать и использовать по назначению.

Напомним, что начиная с 2022 года, руководители коммерческих компаний и ИП должны получать цифровой сертификат электронной подписи (КЭП) от налоговой службы. Для этого необходимо явиться лично и подтвердить свою личность. Невозможно поручить получение сертификата доверенному лицу или другому сотруднику.

Сертификат выдается на физическом устройстве - токене, который сертифицирован ФСБ. Токен имеет форму обычной флэшки и может быть приобретен в удостоверяющем центре или специализированном магазине до посещения ФНС или ее авторизованных представителей.

Использование сертификата

Директор обязан использовать свой собственный сертификат лично, а передача другим лицам запрещена, чтобы избежать компрометации ЭЦП. Ключ сертификата, который хранится на токене, не может быть скопирован в реестр или любое другое устройство хранения. Сертификат может быть загружен только на одно физическое устройство и использоваться только на одном компьютере.

На каждом компьютере, с которого подписываются документы, должно быть установлено одно из средств криптозащиты. Цифровой сертификат электронной подписи для сотрудников фирм можно использовать до 1 сентября 2023 года. Он содержит информацию об организации и работнике, включая полное имя, СНИЛС или ИНН. Начиная с 2023 года такой сертификат можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре (АУЦ), но использовать его для подписи документов можно будет только до 31 августа.

Информацию о том, какие подписи разрешено использовать для электронного кадрового документооборота, какие требования к электронной подписи, а также ответы экспертов линии консультаций на популярные вопросы – легко найти в СПС КонсультантПлюс.

Если вы ещё не являетесь пользователем системы – получите бесплатный доступ ко всем возможностям КонсультантПлюс прямо сейчас!

Читайте также - Минфин утвердил новый перечень офшоров