Санкт-Петербург, ул. Шпалерная, 36
8 812 334-44-81
пн-пт, 09:00-19:00

Новости

Что делать при утрате первичных документов?
22 июня 2023

Что делать при утрате первичных документов?


Если первичные документы уничтожены или повреждены в результате несчастного случая, не стоит откладывать решение этой ситуации.

Для того чтобы потеря документов не стала серьезной проблемой для компании, необходимо правильно зафиксировать этот факт, сообщить о нем проверяющему органу и предпринять все меры для восстановления документов.


Действия при утрате документа

Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения основных документов. Несоблюдение этого требования может повлечь наложение штрафа по статье 15.11 КоАП РФ.

Согласно этой статье, должностные лица привлекаются к административной ответственности в виде штрафа в размере от 2 000 до 3 000 рублей, если нарушение сроков хранения или уничтожение документов до истечения установленного срока привело к уменьшению налоговой базы или искажению хотя бы одного счета более чем на 10 %.

Кроме того, если руководитель не примет необходимых мер для восстановления документов, он может быть привлечен к ответственности в соответствии со статьей 110 НК РФ.


Важно! Если будет утеряна первичная документация и отчетность, руководство может быть привлечено к уголовной ответственности, если этот случай будет расценен уклонением от уплаты налогов.

Ни в коем случае нельзя уничтожать поврежденные или испорченные документы – также предусмотрена уголовная ответственность.

Именно поэтому первым делом при обнаружении утраты бумаг необходимо сообщить об этом в виде докладной или служебной записки директору.

 

Комиссия по расследованию причин утраты документов

По распоряжению директора должен быть создана комиссия. В состав комиссии должны войти специалистов, которые смогут объяснить суть ситуации.

Комиссия должна расследовать причины потери документа.


Если потеря документов произошла в результате форс-мажорных обстоятельств, необходимо проинформировать компетентные органы, отвечающие за данную ситуацию:

  • кража документов - полиция;
  • стихийные бедствия, наводнения, пожары и другие природные явления - МЧС;
  • аварии в жилых и общественных зданиях - коммунальные службы.

Важно! В случае повреждения (утери) документов по вине сотрудника организации, руководитель должен получить письменное объяснение от виновника. Затем принять соответствующее решение и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Это может быть выговор, предупреждение или увольнение сотрудника.

По окончании работы комиссия составляет опись и акт о недостающих документах, который утверждается руководителем организации.

 

Оповестить налоговую инспекцию

О сложившийся ситуации необходимо уведомить налоговую инспекцию, не позднее недели с момента потери и начать действия по восстановлению документации.

Инспекцию необходимо будет известить и о завершении процесса восстановления документов и его результатах – туда направляется акт комиссии с приложением отчетов ответственных лиц об итогах работы.

 

Процесс восстановления документов

Для восстановления необходимых документов обратитесь:

  • В налоговую инспекцию, чтобы запросить копии бухгалтерской и налоговой отчетности. Станет ясен объем операций, который придется подтверждать.

  • В банк, чтобы запросить выписки по расчетному счету и определить круг контрагентов для составления перечня нужных документов.

  • К контрагентам, чтобы получить заверенные дубликаты первичных учетных документов бухгалтерского учета по сделкам с вашей фирмой. Это потребуется для восстановления бухгалтерского и налогового учета.


В случае ликвидации какого-то контрагента, возьмите выписку из ЕГРЮЛ. Если связи утрачены или нужные документы отсутствуют, задокументируйте и это – составьте акт. Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии первички и др.)


Больше информации о утрате первичной документации вы найдет в СПС КонсультантПлюс.

Если вы еще не являетесь пользователем КонсультантПлюс - получите пробный бесплатный доступ прямо сейчас!


Читайте также - Какие изменения ждут НДС и налог на прибыль

 

 


Возврат к списку

Получите бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс и всему сервису для клиентов:

8 812 334-44-81
пн-пт, 09:00-19:00

Адрес:

191123, г. Санкт-Петербург, м. Чернышевская, Шпалерная, 36

Email:

[email protected]