Новости

Тонкости организации пропускного режима в офисе

Все чаще организации, особенно активно растущие, прибегают к внедрению системы контрольно-пропускного режима в офисные помещения компании. Основные цели, которые преследует работодатель, охрана безопасности работников и имущества от возможного посягательства посторонних лиц, а также облегчение учета рабочего времени и дисциплинированности работников. Данная процедура сопровождается приличным количеством вопросов, в особенности вопросов, касающихся обработки персональных данных всех, кто проходит пропускной пункт. Разумеется, в зависимости от того, как именно он организован в конкретной организации. Что необходимо знать, прежде чем начать заниматься оформлением и внедрением такой системы в вашей компании?

Погружаясь в данную тему, начать стоит с изучения положений Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 г. «О персональных данных». Так, согласно ст. 6 данного закона, обрабатывать персональные данные разрешено только при наличии согласия субъекта – владельца этих данных. Перечень исключений из этого правила, приведенный в этой же статье, является исчерпывающим. К примеру, без согласия лица его персональные данные можно обрабатывать, если это делается в целях осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц, а также для достижения общественно значимых целей. В этой связи пропускной режим на территорию компании обусловлен как раз обеспечением безопасности законных интересов оператора.

- Итак, начиная работать над организацией пропускного режима, первым делом нужно внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка, закрепив в них нововведения и обязательное их соблюдение всеми сотрудниками компании. 

- Далее рекомендуем разработать отдельный локальный нормативный акт, условия которого посвятить вопросам действия данной системы. В отдельном Положении стоит также описать все тонкости, вроде использования конкретной системы пропуска; порядка выдачи и хранения пропусков; правил входа/выхода из организации сотрудников и посетителей, а также вноса/выноса какого-либо имущества и материальных ценностей; указания ответственных лиц. 

- Коллектив необходимо ознакомить со всеми вышеупомянутыми документами, причем под роспись. Чаще всего подобные изменения сотрудники встречают не очень радостно, поэтому во избежание конфликтов стоит заранее провести беседу с коллективом и подробно рассказать о нюансах и целях введения пропускного режима.

Важно отметить, что если в локальных нормативных актах условия контрольно-пропускного режима не зафиксировать должным образом или не ознакомить сотрудников с данными документами – они вовсе не обязаны будут их соблюдать. 

Так, если обратиться к судебной практике, например, к определению Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 23.07.2020 по делу № 88-10644/2020, можно наблюдать следующую ситуацию. Руководитель привлек к дисциплинарной ответственности сотрудницу, которая регулярно опаздывала на работу. Основанием для этого послужили распечатки СКУД. Суд расценил дисциплинарное взыскание как незаконное в связи с тем, что локальные нормативные акты работодателя не закрепляли положений об учете рабочего времени сотрудников посредством установленных турникетов, хотя фактически данная система действовала на территории компании.

Вернемся к персональным данным. В том случае, если на контрольно-пропускном пункте вашей компании для оформления пропуска истребуют паспорт в целях идентификации личности – это никак не противоречит законодательству, так как на территории нашей страны паспорт является официальным документом, удостоверяющим личность. А вот делать ксерокопию документа стоит только с согласия посетителя, так как подобные действия не являются необходимыми в условиях реализации заявленных целей в соответствии с ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ. К аналогичным выводам приходят также суды в следующих актах: постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г. № 15АП-22502/13 и Апелляционное определение Московского городского суда от 18 июня 2015 № 33-20949/15.

Что касается фотографирования лиц, проходящих через контрольно-пропускной пункт, необходимо отметить тот факт, что согласно ч. 1 ст. 11 Закона «О персональных данных» фотоизображение физлица относится к биометрическим персональным данным, а их сбор и обработка может быть выполнена лишь при наличии письменного согласия такого лица.

Кстати, не так давно Роструд  в рубрике «вопросы и ответы» дал некоторые разъяснения по поводу проведения работодателем или нанятыми сторонними организациями процедуры снятия отпечатков пальцев в целях реализации пропускного режима в рабочие помещения. В ответе инспекции содержится ссылка на положения Федерального закона от 25.07.1998 № 128-ФЗ «О государственной регистрации в РФ». В тексте данного закона определены конкретные случаи, а также органы, которые вправе проводить такую регистрацию лиц в добровольном или обязательном порядке. В частности, в положениях не упоминается ни работодатель, ни какая-либо нанятая им организация, как те, кто имеет право снимать отпечатки.

Всю указанную в данной статье судебную практику, а также Федеральные акты можно найти с помощью системы поиска консультант плюс. Также в системе можно найти образцы документов для оформления всех необходимых условий для реализации контрольно-пропускного режима рабочего коллектива на территорию организации.

Читайте также о том, как организовать обучение сотрудников и что нужно учесть.