Новости

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов в 2025 году: что изменилось и на что обратить внимание

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов в 2025 году: что изменилось и на что обратить внимание

Бухгалтерский и налоговый учет — это не только цифры и отчеты, но и огромный массив документов, которые необходимо хранить годами. Ошибки в определении сроков хранения могут обернуться штрафами, доначислениями и даже судебными разбирательствами. В 2025 году законодательство не претерпело кардинальных изменений, но некоторые нюансы требуют особого внимания.

Основные нормативные акты

Сроки хранения документов регулируются тремя ключевыми документами:

• Налоговый кодекс РФ (ст. 23) — определяет сроки для налоговых документов.
• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29) — устанавливает правила хранения бухгалтерской первички.
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — регламентирует сроки для кадровых, банковских и других документов.

Если сроки в разных нормативных актах не совпадают, следует руководствоваться наибольшим из них.

КонсультантПлюс поможет!

В системе можно найти актуальные редакции законов, разъяснения Минфина и ФНС, а также готовые решения по хранению документов. Например

• Путеводитель по срокам хранения документов

• Статья 23 НК РФ с комментариями

Общие сроки хранения

Большинство бухгалтерских и налоговых документов нужно хранить 5 лет. 

Однако есть исключения:

• 6 лет — документы по страховым взносам (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).
• Весь период переноса убытков — если компания уменьшает налоговую базу за счет прошлых убытков, подтверждающие документы нужно хранить до окончания этого процесса (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
• 4 года и более — документы по расходам на обучение сотрудников (п. 3 ст. 264 НК РФ).

• Дебиторская задолженность — документы по безнадежным долгам хранят 5 лет с момента списания.
• Основные средства — первичные документы по ОС хранят 5 лет после окончания амортизации.
• Счета-фактуры — стандартный срок 5 лет, но, если вычет НДС переносится, хранить их придется до 8 лет.

Электронные документы: новые правила

С 2024 года действует запрет на хранение бухгалтерских документов за рубежом (Приказ Минфина от 23.12.2021 № 224н). Это касается как первички, так и налоговых регистров.

Кроме того, ФСБУ 27/2021 запрещает переводить бумажные документы в электронный вид для хранения. Если документ создан на бумаге, он должен оставаться в оригинале.

КонсультантПлюс подскажет:

• Как организовать электронный документооборот
• Требования к хранению документов в 2025 году

Как правильно считать сроки?

Срок хранения начинается не с даты создания документа, а с момента окончания налогового периода, в котором он был использован в последний раз. Например:

• Для налога на прибыль — с конца года.
• Для НДС — с конца квартала.

Получите бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс на 2 дня и получите актуальные разъяснения по срокам хранения, шаблоны документов и консультации экспертов.

Правильное хранение документов — залог спокойствия бухгалтера и безопасности компании. 

Читайте также - Критичные и незначительные ошибки в налоговых платежах: инструкция по исправлению в 2025 году