Новости

Ошибки в трудовой и вкладыше как исправить и не наставить новых

Трудовая книжка - основной документ сотрудника. Чаще всего за ее заполнение отвечает даже не один человек, но при всем этом - внешний вид трудовой должен быть аккуратен, а содержание, как минимум, читабельно.

По смыслу ч. 4 ст. 66 Трудового кодекса РФ, а также п. 4 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н, трудовая книжка хранит в себе информацию о работнике, выполняемой им работе, о переводах, об увольнениях, а также о награждениях за успехи в работе.

Разумеется, все эти данные должны быть достоверными, неточностей в самом документе (как и во вкладыше к нему) быть не должно, хотя на практике случаи с ошибками - не редкость.

Какие из исправлений в трудовой можно встретить чаще всего? Какие доступны варианты для устранения ошибок, чтобы документ сохранял достойный вид и верное содержание? 

В большинстве случаев для исправлений в трудовой книжке или вкладыше к ней имеются реальные объективные причины. Так, к примеру, подлежит исправлению фамилия при вступлении в брак, если она менялась. Однако немалое количество ошибок допускается и по причине человеческого фактора - то есть из-за банальной невнимательности кадрового специалиста, работающего с документом. Самые частые из таких ошибок, которые можно встретить в трудовой: неверные сведения о ФИО или названии должности (в частности пропуск букв и грамматические ошибки), а также ошибки в датах.

Всего действующим законодательством предусмотрено лишь три способа для изменения данных, которые были заполнены неверно по той или иной причине.

Зачеркивание

Подобным образом можно отредактировать ФИО и дату рождения. Чтобы это сделать необходимо обосновать исправленные данные и сослаться на документ, который подтверждает достоверность данных: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельства о заключении или расторжении брака, о смене имени и другие.

Порядок исправления прост - прежние данные зачеркиваются одной чертой, а после записываются новые. При этом обязательны также отметки в виде номера, даты документа и названия органа, который его выдал, которые следует указать на внутренней стороне корочки и заверить подписью и печатью.

Если говорить о сведениях об образовании, профессии, специальности, то они также записываются на титульном листе и могут быть дополнены или заполнены, если до этого информация не была указана в соответствии с п. 8 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. Недостоверные сведения об образовании можно зачеркнуть аккуратной чертой, записав рядом достоверную информацию. Записать информацию следует также на обложке документа.

Напомним также о необходимости заверить ее подписью работодателя или уполномоченного сотрудника и печатью организации либо кадровой службы.

Признать ранее записанную информацию недействительной

Теперь рассмотрим, какие существуют варианты работы с помарками и неточными данными, занесенными в разделы “Сведения о работе” и “Сведения о награждении”. 

В соответствии с абз. 1 п.12 Порядка ведения и хранения трудовых книжек в данных разделах документа использование такого способа, как зачеркивание для исправления ранее внесенных неверных или иных признанных недействительными записей, не допускается. В сложившихся обстоятельствах ранее сделанную ошибочную запись необходимо признать недействительной.

К сожалению, в действующем на настоящий момент Порядке, не определено, каким именно образом следует признавать недействительными записи в трудовой книжке. Специалисты Минфина тем временем дают лишь разъяснения о том, что зачеркивание недопустимо (см. письма № 14-6/ООГ-11031 от 19 ноября 2021 года, № 14-2/ООГ-8620 от 09 сентября 2021 года). 

Пока новых разъяснений не опубликовано, полагаем, что корректировать ошибочные нужно следующим образом: признать ранее записанную информацию недействительной путем внесения в трудовую отдельной записи об этом, а затем сделать верную запись.

Бывают ситуации, когда сам факт внесения данных ошибочен. В сложившихся обстоятельствах запись отменяется как внесенная по ошибке без дополнительного внесения правильных данных и ссылок на какой-либо документ.

Коррекция нумерации

Последнее, что мы рассмотрим - случаи с неправильной нумерацией. Поскольку по смыслу Порядка ведения и хранения книжек запись можно считать неправильной или неточной, если она не соответствует фактическим данным и не подтверждается документально, а ошибочно проставленные порядковые номера не приводят к искажению какой-либо информации о сотруднике или выполняемой им работе - признавать нумерацию недействительной нет необходимости.

Помимо прочего, законодатели в принципе не обязывают работодателя совершать какие-либо действия при выявлении ошибок в нумерации записей. В данном случае следует пересчитать все сведения еще раз и проставлять следующие номера в правильном порядке.

Как должны выглядеть исправления уже внесенных записей - подскажут образцы заполнения кадровых документов, которые можно найти в справочной правовой системе КонсультантПлюс. Там же собраны все вышеупомянутые нормативные акты. 

Узнайте, как подключить КонсультантПлюс в необходимом для кадрового специалиста наполнении, чтобы пользоваться всеми преимуществами системы.

Вы можете получить бесплатный пробный доступ ко всем возможностям КонсультантПлюс прямо сейчас! Просто заполните форму.

Читайте также - Изменения в трудоустройстве иностранцев, которые будут действовать в 2023 году