Новости

Некоторые проблемы, возникающие при использовании корпоративных банковских карт

В целях оплаты представительских, командировочных, транспортных расходов, а также трат, связанных с хозяйственной деятельностью организации, компании нередко обращаются к оформлению корпоративных банковских карт. Благодаря им значительно упрощается сбор документов, подтверждающих расходы. Однако сотрудники - пользователи корпоративных карт нередко используют денежные средства в своих личных целях, расточительно оплачивают не такие уж и необходимые расходы и забывают вести отчет о тратах по счету.

Рассмотрим, как правильно поступить бухгалтерии с такими недобросовестными работниками.

Итак, по всем расходам организации необходимо собирать и хранить подтверждающие документы. Их отсутствие вызовет вопросы у инспекции, будет расценено как грубое нарушение правил бухучета и повлечет за собой наложение штрафа до 30 000 рублей. Кроме того, подтверждающие документы о расходах в любой момент может запросить банк.

Согласно ст. 137 Трудового кодекса РФ суммы можно удерживать из зарплаты работника, в том числе, в целях погашения неизрасходованного, а также своевременно не возвращенного аванса, который выдавался в связи с командировкой по службе или переводом на другую работу в другую местность. В данном случае работодатель не позднее одного месяца с момента, когда истекает срок для возврата финансов компании, принимает решение об их удержании из общего дохода работника. Однако сделать это возможно только если сотрудник не будет оспаривать основания, размеры удержания сумм денежных средств из его заработной платы. В противном случае работодатель может обратиться в суд, сделать это можно в течение одного года со дня обнаружения причиненного организации работодателя ущерба.

Сотрудники зачастую уверены, что взыскивать потраченные суммы с них не будут. Если отчета о тратах и их документального подтверждения так и нет, добровольно суммы тоже не возвращены – денежные средства признаются доходами физического лица, а, значит, облагаются НДФЛ.

В ситуации, когда работодатель утрачивает право на обращение в суд (истек срок давности), или же суд отказывает во взыскании – можно пойти мирным путем. Согласно ст. 415 Гражданского кодекса РФ простить долг можно в любой момент в одностороннем порядке, уведомив должника об отсутствии обязанности вернуть денежные средства. В таком случае со стороны работодателя будет разумно урегулировать локальным нормативным актом варианты разрешения ситуации, в частности установить срок для закрытия отчетности и возврата денежных средств; описать порядок удержания потраченных сумм или же описать порядок и сроки их включения в доход работника (это обязательно, поскольку доход подлежит налогообложению).

Найти ответы для разрешения спорных ситуаций в соответствии с трудовым законодательством можно во вкладке готовые решения КонсультантПлюс.

Ранее сообщалось о нюансах предоставления социального налогового вычета с расходов на медицинские услуги.